|
Deze leveringsvoorwaarden bevatten de rechten en verplichtingen van de
EVD (organisator) en de deelnemers aan het Hollandpaviljoen op BIO 2009.
Zowel de EVD als de deelnemers zijn verplicht zich te houden aan de
hieronder genoemde voorwaarden voor deelname. Onder organisator wordt
tevens verstaan, degene die namens de EVD belast is met de uitvoering.
Te groot aantal aanmeldingen
De EVD behoudt zich het recht voor bij een te groot aantal aanmeldingen
de beschikbare ruimte naar redelijkheid te verdelen, dan wel (te late)
inschrijvingen te weigeren. Bedrijven, m.n. mkb, krijgen voorrang bij
toewijzing. Vertegenwoordigende organisaties kunnen in tweede instantie
participeren. Zij dienen een vergelijkbare prijs/servicepakket als dat
van de EVD aan te bieden aan hun subdeelnemers.
Deelnemers aan het Holland paviljoen krijgen de volgende diensten en
producten geleverd:
- Toegang tot de beurs voor standbemanning;
- Een standaard unit van 6 m2 met werkblad en 1 barkruk en een wand voor de communicatieboodschap van uw bedrijf;
- Starters kunnen alleen een halve unit bestellen ± 3 m2 met werkblad en 1 barkruk en een wand voor de communicatieboodschap van uw bedrijf;
- Artwork en productie van de teksten/logo/beelden op de wand;
- Een perspex A4 documentatie rek aan wand;
- Uniforme vermelding organisatie;
- Centrale standontwerp, - standruimte, - standbouw en - standinrichting van het paviljoen;
- Montage en demontage van de stand.
- Schoonmaak tentoonstellingsruimte.
- Centrale bergruimte, inclusief catering bestaande uit koffie, thee en frisdranken.
- Coördinatie en organisatie van collectief transport;
- Uitnodiging voor netwerk receptie van de paviljoen organisatoren
- Full conference pass en door de BIO verzorgd Partnering event. Dit is alleen voor starters en geldt voor één persoon.
- Begeleiding ter plaatse door een standmanager en het lokale overheidsnetwerk
Niet inbegrepen in de deelnemingssom zijn zaken als:
- Deelname aan het congres.
- Transport, laden, lossen, douanebehandeling en plaatsen van de expositiegoederen van de deelnemers zelf.
- Reis- en verblijfkosten van de standbezetting.
Startersvoorwaarden
Voor deelname aan de startersregeling en de daarbij behorende partnering
gelden de volgende speciale voorwaarden (op verzoek aantonen):
- Het bedrijf is jonger dan 5 jaar.
- Het bedrijf heeft minder dan 5 werknemers.
- Het bedrijf heeft onvoldoende financiële middelen om deel te nemen.
- Geen financiële relaties met andere bedrijven (EU-SME definition).
- Verplichte deelname aan partnering programma.
Partnering
De beursorganisator biedt tegen een bepaald bedrag partnering aan. Deze
kosten komen, m.u.v. de deelnemers die voldoen aan startersvoorwaarden,
voor rekening van de deelnemers.
Standbemanning
De deelnemer is te allen tijde verplicht voor bezetting van de stand
zorg te dragen.
Standbouw
De deelnemer verplicht zich door aanmelding tot gebruikmaking van de
door de EVD gecontracteerde standbouwfirma. Dit geldt voor de standaard
aangeboden rompbouw. Het plaatsen van vouw- of systeem wanden is in het
beoogde ontwerp niet toegestaan.
De EVD behoudt zich het recht voor om het concept aan te passen echter
zonder dat dit kostenverhogend werkt voor de deelnemers.
Betalingen
De EVD is verplichtingen aangegaan voor de deelname aan BIO 2009.
Vanwege deze verplichtingen en de financiële consequenties daarvan zal
aan de deelnemers direct na de toewijzing van de standruimte de totale
deelnemingssom in rekening worden gebracht. De deelnemer aanvaardt de
verplichting deze som binnen dertig dagen te voldoen. Deze verplichting
geldt ook voor latere doorberekeningen van extra kosten die voor de
deelnemers zijn gemaakt. Mocht de betaling niet tijdig worden ontvangen,
dan behoudt de EVD zich het recht voor de betreffende deelnemer uit te
sluiten van deelname.
Annulering door deelnemers
In geval van annulering door een deelnemer blijft deze onverminderd
verplicht het totale bedrag van de deelnemingssom te betalen, aangezien
de EVD deze kosten niet kan verhalen. Deze verplichting is ook van
kracht op kosten gemaakt door de door de EVD gecontracteerde firma's.
Annulering door de EVD
De EVD behoudt zich het recht voor de Nederlandse inzending, in geval
van calamiteiten, te annuleren. De standhouder kan in dat geval geen
schadevergoeding eisen.
Zou de gehele tentoonstelling worden afgelast dan zal de EVD niet
aansprakelijk zijn voor eventuele verliezen of ander nadeel dat de
standhouder als gevolg daarvan lijdt. Bij annulering zal de
deelnemingssom worden terugbetaald onder aftrek van de kosten voor
verplichtingen die op dat moment zijn aangegaan.
Deadlines
De deelnemer verplicht zich te houden aan alle door de EVD te stellen
deadlines voor de organisatie van de activiteiten. Als de deelnemer hier
niet aan voldoet, kunnen de organisatoren geen verantwoordelijkheid
accepteren voor eventuele consequenties daarvan.
Verzekeringen
De deelnemer dient zelf de benodigde verzekeringen af te sluiten voor
zaken als tentoonstellingsgoederen van de deelnemer, overige
eigendommen, transport, vertraging, diefstal, verlies en schade van
enigerlei aard.
Aanmelding
Aanmelding kan alleen via
het
aanmeldingsformulier
Hoofdorganisator:
EVD
Peter Lips en Elov Weelinck
Postbus 20105
2500 EC Den Haag
Telefoon: (070) 778 83 03/83 67
E-mail: lips@evd.nl;
weelinck@evd.nl
Co-organisator en eerste aanspreekpunt voor de uitvoering:
NCH
Akie Plomp
Postbus 10
2501 CA Den Haag
Telefoon: (070) 344 15 86
E-mail: aplomp@nchnl.nl
|
